DOKUMENTASI UNTUK PERSIJILAN 5S

PANDUAN UNTUK MENYEDIAKAN DOKUMEN BAGI PERSIJILAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (5S)

DOKUMEN YANG PERLU DISEDIAKAN SEMASA AUDIT PERSIJILAN AMALAN 5S ADALAH :

1. FAIL JAWATAN KUASA PEMANDU AMALAN 5S,
2. FAIL JAWATANKUASA KECIL PROMOSI,
3. FAIL JAWATANKUASA KECIL LATIHAN,
4. FAIL JAWATANKUASA KECIL AUDIT.
5. FAIL ZON

1.  FAIL J AWATANKUASA PEMANDU AMALAN 5S 

FAIL INI PERLU MENGANDUNGI SEKURANG-KURANGNYA :

DOKUMEN PENGENALAN,

• PENDEKATAN PERLAKSANAAN MENGUNAKAN MODEL PDCA

• POLISI AMALAN 5S – DITANDATANGANI DAN BERTARIKH,
• OBJEKTIF AMALAN 5S – DITANDATANGANI DAN BERTARIKH
• STRUKTUR ORGANISASI JAWATANKUASA PEMANDU,
• TANGGUNGJAWAB SEMUA JAWATAN  UTAMA  DI STRUKTUR AMALAN 5S,
• SURAT PELANTIKAN DARI PENGURUSAN TERHADAP SEMUA AHLI JAWATANKUASA PEMANDU

MAKLUMAT PENGAMALAN 5S,

• PEMBAHAGIAN KAWASAN AMALAN 5S – NYATAKAN SIAPAKAH YANG BERTANGGUNG JAWAB, KETUA DAN AHLI,
• PETA KAWASAN SEMUA ZON KERJA
• CARTA PERBATUAN PENGAMALAN – PERANCANGAN DAN SEBENAR
• AKTIVITI PRA PELANCARAN SEPERTI PENGAMBILAN GAMBAR, RED TAG, PERADUAN MELUKIS, MENGUBAH LAGU. SERTAKAN LAPORAN BERSERTA GAMBAR YANG TERLIBAT,
• LATIHAN DAN CERAMAH YANG DIJALANKAN SEBELUM PELANCARAN – LAPORAN DAN GAMBAR
• MASA PELANCARAN – LAPORAN DAN GAMBAR,
• AKTIVITI SISIH, SUSUN DAN SAPU – GAMBAR SELEPAS,
• AKTIVITI AUDIT – LAPORAN DAN GAMBAR.

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA PEMANDU

• MINIT BAGI SETIAP MESYUARAT DAN SEKURANG-KURANGNYA TIGA KALI MESYUARAT.

LAWATAN SAMBIL BELAJAR YANG DILAKUKAN ATAU DITERIMA

• LAPORAN BERSERTA GAMBAR.

PROSEDUR ATAU ALIRAN KERJA ATAU PERATURAN YANG DIWUJUDKAN

• PENGUNAAN SURAU,
• CARA AMBIL SEMBAHYANG,
• CARA MENGUNAKAN KOMPUTER
• CARA MENGGUNAKAN PEMADAM API
• CARA MENGUNAKAN MESIN
• CARA MENCUCI MESIN

INISIATIF KREATIVITI DAN INOVASI YANG DILAKSANAKAN SEMASA AMALAN 5S

• SENARAIKAN INISIATIF KREATIVITI YANG DIWUJUDKAN SEMASA AMALAN 5S -  SETIAP INISIATIF PERLU MENYEDIAKAN GAMBAR DAN NYATAKAN APAKAH INISIATIF KREATIVITI YANG DILAKSANAKAN.

LAPORKAN JUGA PENGURUSAN DAN KAWALAN VISUAL YANG DIAMALKAN.

• SUSUNAN YANG KEMAS
• MUDAH DILIHAT
• MUDAH DIAMALKAN
• MUDAH DIKESAN
• MUDAH DISIMPAN
• MUDAH DIAKSES
• MUDAH DIKAWAL
• MUDAH UNTUK PROSES PENAMBAHBAIKAN

FAEDAH YANG DIKECAPI DARI AMALAN 5S,

• MASA PENCARIAN
• KAWASAN KERJA YANG SELESA,
• MENGURANGKAN KEHILANGAN,
• SEMANGAT BERPASUKAN MENINGKAT
• MENJADI LEBIH KREATIF,
• BERDISPLIN
• LEBIH SEHAT
• SERONOK DAN BANGGA
• DAN LAIN-LAIN YANG DIFIKIRKAN SESUAI.
• PQCDSM

2.      JAWATANKUASA KECIL PROMOSI

MAKLUMAT PENGENALAN

• POLISI AMALAN 5S
• OBJEKTIF AMALAN 5S,
• CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA KECIL PROMOSI,
• TANGGUNG JAWAB JAWATANKUASA KECIL PROMOSI,
• SURAT PERLANTIKAN AHLI JAWATANKUASA PROMOSI

AKTIVITI JAWATANKUASA KECIL PROMOSI

• NYATAKAN AKTIVITI YANG DIRANCANG DAN SEBENAR UNTUK SEMASA DAN MASA DEPAN
• NYATAKAN SETIAP AKTIVITI YANG DIJALANKAN BERSERTA GAMBAR DAN SERTAKAN CONTOH SEPERTI  SURAT EDARAN ATAU SURAT JEMPUTAN PERTANDINGAN MELUKIS  DSB.

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA KECIL PROMOSI

• SERTAKAN SEMUA MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA KECIL PROMOSI SEKURANG-KURANGNYA 3 MINIT MESYUARAT

3.     JAWATANKUASA KECIL LATIHAN

MAKLUMAT PENGENALAN

• POLISI AMALAN 5S
• OBJEKTIF AMALAN 5S,
• CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA KECIL LATIHAN,
• TANGGUNG JAWAB JAWATANKUASA KECIL LATIHAN,
• SURAT PERLANTIKAN AHLI DARI PENGURUSAN

AKTIVITI JAWATANKUASA KECIL LATIHAN

• JADUAL PERBATUAN AKTIVITI UNTUK LATIHAN – YANG DIRANCANG DAN SEBENAR.
• NYATAKAN SEMUA LATIHAN, CERAMAH 5S YANG TELAH DIJALANKAN BERSERTA TARIKH DAN GAMBAR.
• MASUKKAN NOTA KURSUS ATAU NOTA CERAMAH YANG TELAH DIJALANKAN JUGA KEDATANGAN
• KALAU BOLEH KURSUS DAN CERAMAH BUKAN SAHAJA DARI MPC TETAPI JUGA DARI PIHAK ORGANISASI.

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA KECIL LATIHAN

• SERTAKAN SEMUA MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA KECIL LATIHAN – SEKURANG-KURANGNYA 3 MINIT MESYUARAT.

4.      JAWATANKUASA KECIL AUDIT

MAKLUMAT PENGENALAN

• POLISI AMALAN 5S
• OBJEKTIF AMALAN 5S,
• CARTA ORGANISASI JAWATANKUASA KECIL AUDIT,
• TANGGUNG JAWAB JAWATANKUASA KECIL AUDIT,
• SURAT PERLANTIKAN DARI PENGURUSAN BAGI SEMUA JURU AUDIT YANG DILANTIK.
• SIJIL AUDIT DALAMAN YANG DIHADIRI OLEH AUDITOR DALAMAN.

AKTIVITI JAWATANKUASA AUDIT

• SERTAKAN JADUAL PERBATUAN AKTIVITI BAGI AUDIT YANG DIRANCANG DAN YANG SEBENARNYA BERLAKU – INI TERMASUK YANG DILAKUKAN OLEH PERUNDING,
• NYATAKAN KUMPULAN AUDIT DAN ZON YANG DIAUDIT
• SERTAKAN BORANG-BORANG AUDIT YANG DIGUNAKAN.
• SERTAKAN BORANG-BORANG AUDIT YANG TELAH DIGUNAKAN SEBAGAI BUKTI AUDIT TELAH DIJALANKAN,
• LAMPIRKAN BORANG MAKLUM BALAS DARI AUDITEE,
• SERTAKAN LAPORAN AUDIT DALAMAN BERGAMBAR YANG DILAKUKAN OLEH AUDIT DALAMAN DAN PERUNDING.

AKTIVITI PENAMBAHBAIKAN YANG DILAKUKAN SETELAH AUDIT DILAKUKAN

• SERTAKAN GAMBAR DAN LAPORAN PENAMBAHBAIKAN YANG TELAH DILAKUKAN.

MENGANALISA MARKAH AUDIT DALAM BENTUK GRAPH UNTUK PENAMBAHBAIKAN

MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA KECIL AUDIT

• SERTAKAN SEMUA MINIT MESYUARAT JAWATANKUASA KECIL AUDIT – SEKURANG-KURANGNYA 3 MINIT MESYUARAT

DOKUMEN-DOKUMEN YANG DISERTAKAN ADALAH BUKTI PENGAUDITAN TELAH DILAKUKAN.

5.      FAIL ZON KERJA

MAKLUMAT PENGENALAN

• POLISI AMALAN 5S
• OBJEKTIF AMALAN 5S,
• CARTA ORGANISASI ZON KERJA TERLIBAT,
• TANGGUNG JAWAB JAWATAN UTAMA DI ZON,
• SURAT PERLANTIKAN DARI PENGURUSAN BAGI JAWATAN UTAMA YANG DILANTIK.
• PELAN LANTAI ZON KERJA YANG BERKENAAN

AKTIVITI YANG DIJALANKAN

• CARTA PERBATUAN ZON YANG DIRANCANG ATAU SEBENAR ATAU GUNAKAN CARTA PERBATUAN INDUK,
• AKTIVITI YANG DIJALANKAN MENGIKUT URUTAN AKTIVITI– SERTAKAN GAMBAR DAN SEDIKIT LAPORAN,

MINIT MESYUARAT ZON

• SEKURANGNYA 3 MINIT MESYUARAT DISEDIAKAN.

SEMUA FAIL YANG DISEDIAKAN MESTI MENARIK DENGAN MENGUNAKAN SEPARATOR BERWARNA BAGI TAJUK-TAJUK UTAMA LAPORAN. WUJUDKAN HALAMAN KANDONGAN (PAGE CONTENT) BAGI MEMUDAHKAN PENCARIAN MAKLUMAT. SERTAKAN BUKTI BAHAWA PENGAMALAN SECARA AKTIF BERLAKU SAMA ADA DENGAN GAMBAR, BORANG YANG DIGUNAKAN DAN LAPORAN YANG DISEDIAKAN.