SISTEM 5S SMKA AL-IRSHAD: AKTIVITI 5S SMKA AL-IRSHAD

AKTIVITI-AKTIVITI 5S

MESYUARAT PERTAMA 5S SMKA AL-IRSHAD
Penubuhan Jawatankuasa Pemandu 5S
pada 14 Januari 2015

Mendengar taklimat

Guru-guru sedang mendengar dengan teliti

En. Mustafa sedang memberi taklimat

Pegawai-pegawai dari MPC turut hadir

Pra Perasmian 5S

pada 19 Januari 2015

Pengetua SMKA AL-IRSHAD
Tuan Hj. Abdul Halim bin Abdul Hamid
merasmikan Pra-Pelancaran 5S
SMKA AL-IRSHAD

Ucapan Khas oleh Tuan Hj. Abdul Halim bin Abdul Hamid

Pengetua SMKA AL-IRSHAD

Penerangan Ringkas Sistem 5S

Amalan 5S pada asalnya merupakan amalan pengurusan yang dilaksanakan dalam sektor swasta seperti syarikat dan kilang di negara Jepun. Sejak tahun 1986 idea pengurusan pejabat daripada negara matahari terbit ini telah tersebar ke seluruh dunia termasuklah negara Malaysia melalui Dasar Pandang ke Timur. Daripada perkataan Jepun ianya telah disesuaikan pula dengan patah perkataan dalam Bahasa Malaysia iaitu Sisih (Seiri), Susun (Seiton), Sapu (Seiso), Seragam (Seiketsu) dan Sentiasa Amal (Shitsuke).

Kaedah Amalan 5S adalah menjadi salah satu pendekatan terbaik bagi mengubah persekitaran sekolah menjadi kemas, teratur dan kondusif yang berjaya dilaksanakan oleh banyak institusi-institusi kerajaan dan swasta. Pelaksanaan Amalan 5S yang menyumbang kepada persekitaran berkualiti ini juga dapat melahirkan warga sekolah yang bermotivasi, kreatif, inovatif dan berdaya saing untuk mencapai kecemerlangan. Amalan ini bertujuan mempertingkatkan perkhidmatan yang cekap dan berkualiti serta menjamin keselamatan dokumen, rekod individu dan peralatan secara berterusan.

Pelaksanaan Amalan 5S telah memberi impak yang besar kepada sekolah dan warganya. Amalan 5S bukan sahaja memberi kesan kepada persekitaran sekolah tetapi juga kepada aspek kualiti yang lain seperti kualiti pengajaran dan pembelajaran ,kerja dan kualiti peribadi kakitangan sekolah. Impak pelaksanaan Amalan 5S ini dapatdipecahkan kepada 4 kategori utama iaitu:

i) Persekitaran kondusif, berkualiti dan selamat.

Amalan 5S telah menjadikan persekitaran sekolah yang lebih kondusif, selesa, ceria dan menarik. Ini maka akan memberi dorongan kepada warga SMKA Al-Irshad merasa lebihseronok dan bersemangat untuk belajar dan bekerja. Di samping itu, guru, murid dan dan staf sokongan akan merasa selesa dan tenang apabila berada di sekolah ini. Amalan 5S juga akan menjadikan persekitaran sekolah yang lebih berkualiti dan selamat untuk warga sekolah serta pelanggan. Ini berlaku apabila semua peralatan serta mesin berada di tempatnya, tersusun dan teratur di samping penyelenggaraan peralatan yang berkaitan keselamatan diselenggara dengan berjadual.

ii) Mempercepatkan tugas.

Peningkatan kualiti kerja ini merangkumi semua aspek kerja guru, murid dan kakitangan terutamanya dalam mencapai sesuatu fail dan peralatan. Pengurangan masa capaian ini telah berjaya meningkatkan produktiviti dan kualiti kerja kakitangan sekolah terutama dalam aspek pengurusan fail/doket dan capaian peralatan/alat tulis. Dengan menggunakan konsep di dalam Amalan 5S iaitu Seisi (Susun), pengurusan fail dan doket adalah lebih cekap, sistematik dan selamat.

iii) Mengurangkan pembaziran.

Amalan 5S yang telah dilaksanakan berjaya mengurangkan banyak pembaziran di sekolah seperti mengurangkan pembaziran masa dan mengurangkan pembaziran wang peruntukan kerajaan dengan melaksanakan Amalan 5S pada Sistem Pengurusan Fail sekolah. Ianya juga dapat mengurangkan pembaziran masa mencari dan kos penggantian fail/alat tulis/peralatan yang tidak dapat dikesan atau hilang.

iv) Kakitangan berkualiti, kreatif dan cemerlang.

Kesan-kesan sebelum ini iaitu persekitaran kondusif, berkualiti dan selamat, mempercepatkan tugas dan mengurangkan pembaziran turut memberi kesan besar kepada warga sekolah. Amalan 5S telah berjaya menanam dan meningkatkan nilai-nilai positif di dalam diri masing-masing seperti bertanggungjawab, kreatif dan inovatif, berdisiplin, kerja berpasukan, bangga dan sayang kepada sekolah. Ini adalah kerana Amalan 5S melibatkan semua warga sekolah dan amalan ini sentiasa perlu diamalkan.

Bagi memastikan pelaksanaan amalan 5S ini dibuat secara berterusan, pihak pengurusan sekolah telah menetapkan agar pelaksanaan amalan 5S ini dibuat secara berterusan dan menyeluruh bukan sahaja di peringkat sekolah secara umum malah dipanjangkan juga hingga ke peringkat sekecil-kecilnya iaitu peringkat kelas.

Disediakan oleh:

Mohd Rosli bin Saidin

Penyelaras Sistem 5S

SMKA AL-IRSHAD

LAPORAN PEMANTAUAN PERTAMA

PROGRAM PERUNDINGAN SISTEM AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI (5S)UNTUKSMKA AL- IRSHAD, KEPALA BATAS

18 JANUARI 2015

LAPORAN KEMAJUAN PEMANTAUAN SATU,

PROGRAM PERUNDINGAN AMALAN PERSEKITARAN BERKUALITI BAGI SMKA

AL IRSHAD, KEPALA BATAS

1.0 PENDAHULUAN

Pemantauan pertama telah dilakukan pada 14 Januari 2015 setelah lima minggu dari ceramah untuk semua wakil organisasi yang telah diadalak pada 4 Disember 2014. Agenda yang dirancang bagi lawatan pemantauan pertama adalah :

· Meneliti tugasan yang diberikan bagi mengwujudkan dokumen amalan 5S awalan,

· Memantau keadaan semasa sebelum amalan 5S dilaksanakan di sebanyak mungkin kawasan kerja bagi mengenalpasti cabaran yang ada.

· Perbincangan akhir bersama Pengurusan dan Jawatankuasa Amalan 5S.

2.0 MENELITI TUGASAN YANG DIBERIKAN

Pihak sekolah telah membuat sebahagian dari tugasan yang diberikan oleh Perunding. Pihak Urusetia sekolah hanya menyediakan :

· Jawatan kuasa Pemandu,

· Jawatankuasa kecil

· Mencadangkan 11 zon kerja

· Polisi dan objektif Amalan 5S,

· Cadangan untuk melancarkan dan melakukan red tag policy.

Perunding telah memberikan beberapa cadangan penambahbaikan bagi menjadikan apa yang disediakan menepati kehendak amalan 5S termasuk :

· Semua Jawatan kuasa dan Zon perlu mempunyai Carta Organisasi yang disediakan dengan gambar dan berwarna. Setiap Jawatan kuasa dan zon perlu mengwujudkan jawatan setiausaha bagi tugasan mencatit minit dan mengumpul dokumen yang perlu bagi Jawatankuasa berkenaan.

· Memandangkan SMKA Al Irshad juga mengwujudkan Jawatan kuasa kecil Pelabelan dan Dokumentasi maka struktur juga diwujudkan serta aktiviti dilakukan seperti Jawatan kuasa kecil yang lain. Perunding telah menerangkan apakah aktiviti yang tergulung kepada Jawatan kuasa kecil ini.

· Semua Jawatan kuasa kecil dan zon mempunyai ahli nya dalam 2 atau tiga orang ahli melainkan Jawatankuasa Audit ahli perlu minima 12 orang.

· Wujudkan tugas dan tanggongjawab bagi semua jawatan utama dan Jawatankuasa kecil serta zon.

· Sediakan surat perlantikan bagi semua jawatan utama Amalan 5S,

· Mesyuarat perlu diadakan bagi semua Jawatan kuasa dan Zon sekurangnya 1 kali sebelum pemantauan kedua dilakukan,

· Polisi Amlan 5S dan objektif perlu disediakan dengan lebih menarik mengunakan kertas sijil serta perlu ditandatangani dan bertarikh. Sediakan bilangan yang mencukupi untuk semu fail dan sudut amalan 5S. Perunding menegor untuk membaiki polisi dan objektif supaya tidak sama dengan SMK Seri Muda.

· Carta perbatuan pengamalan 5S perlu disediakan dengan meletakkan aktiviti yang dirancang dan tarikh sebenar dijalankan. Pastikan perancangan dilakukan hingga Disember 2015.

· Warna zon yang ditetapkan hanya digunakan bagi pelabelan yang am sahaja manakala bagi pelabelan buku, fail, kotak majalah warna zon tiada kaitan dimana Jawatan kuasa Pelabelan akan menetapkan kod warna bagi subjek buku, kod warna bagi fungsi fail, kod warna bagi tahun, tingkatan dan sebagainya.

· Semua fail perlu ada halaman kandongan dan separator yang bertanda yang mana contohnya telah dibincangkan disesi bimbingan petang 13 Januari 2015.

Perunding telah menerangkan kepada ahli Jawatan kuasa yang hadir terhadap kandongan bimbingan yang diberikan pada 13 Januari kerana ramai tidak menghadirinya dan apa yang dikongsi mempunyai kaitan dengan memperbaiki tugasan pertama yang diberi.

3.0 MEMANTAU KAWASAN KERJA

Perunding hanya sempat melawat seberapa kawasan kerja bagi melihat keadaan semasa kawasan kerja juga mengenalpasti kawasan kerja yang mencabar. Secara keseluruhan keadaan bagi mengamalkan amalan 5S adalah tidak mencabar melainkan kepada bilik stor pentadbiran sahaja. Hampir semua meja guru bebas dari barangan dibawah meja dan Bilik Kemahiran hidup juga hanya perlu penyusunan dan pelabelan dilakukan.

Bagi mengamalkan amalan 5S disemua kawasan kerja perlu :

· Menyusun barangan dan dokumen mengikut penjenisan dan melabelkan tempat meletakkan barangan.

· Bagi barangan yang diletakkan dilantai simen, wujudkan garisan kuning sebagai petak barangan atau alatan dan labelkan didinding barangan yang diletakkan.

· Bagi buku, susun mengikut subjek dan labelkan buku dengan nombor urutan menggunakan kertas warna yang telah ditetapkan oleh Jawatankuasa Pelabelan serta sediakan indek bagi memudahkan pencarian,

· Bagi fail, labelkan semua fail mengikut fungsi dengan warna yang juga yang ditetapkan oleh Jawatankuasa Pelabelan. Sediakan indek fail bagi memudahkan pencarian,

· Semua kotak terpakai yang dijadikan tempat simpanan perlu dibalut dan dilabelkan isi kandongannya.

· Semua pelabelan perlu disediakan dengan computer dengan font minima 18 dan bukan tulisan tangan.

4.0 PERBINCANGAN AKHIR.

Perunding mengadakan perbincangan akhir bersama dua dari Jawatankuasa Pemandu. Perunding menyatakan bahawa mesyuarat penutup ini dilakukan bagi setiap kali lawatan pemantauan untuk membincangkan kedudukan pengamalan dan memberikan peluang wakil yang hadir bertanyakan perkara yang meragukan mereka. Perunding menerangkan kedudukan pemantauan dimana jika dibandingkan dengan sekolah lain, pengamalan di SMKA Al Irshad tidak mempunyai halangan yang mengancam pengamalan melainkan stor pentadbiran sahaja.

Perunding mengulangi beban tugas yang perlu dilaksanakan sebelum lawatan pemantauan kedua yang dijadualkan pada 9 – 12 Februari 2015. Tugasan ini telah dibincangkan semasa bimbingan perunding yang termasuk:

· Membetulkan dokumen persediaan awalan yang telah dilakukan oleh Perunding bagi melicinkan perjalanan amalan 5S,

· Mengadakan mesyuarat sekurang-kurangnya sekali bagi semua Jawatankuasa dan zon dan diminitkan,

· Melakukan red tag policy dan rekodkan apa yamg dilakukan sebelum pelancaran,

· Melancaran amalan 5S yang perlu dilakukan sebelum lawatan kedua Perunding,

· Melakukan aktiviti sisih sepenuhnya,

· Mengwujudkan fail yang berkaitan bersama halaman kandongan bagi semua Jawatan kuasa dan zon.

· Mula melakukan aktiviti susun,

Perunding mengharapkan semua tugasan dan cadangan penambahbaikan yang diberikan dilaksanakan dan aktiviti SUSUN dimulakan dengan merujuk kepada panduan penyusunan yang Perunding telah berikan pada bimbingan yang telah dilakukan pada 13 Januari 2015.

6.0 PENUTUP

Perunding meminta pihak serkolah untuk berbincang dengan Puan Nordini tentang lawatan dan sekiranya ada permintaan ceramah khas yang diperukna dari perunding.

__________________________________________________________________________________________

GOTONG-ROYONG SISIH SELURUH BANGUNAN SEKOLAH

24 JANUARI 2015

8.00 PAGI